Die TREND REPORT-Redaktion spricht im Interview mit Dr. Alexander Tiedtke, Managing Director bei der vyble GmbH, über die großen und kleinen Probleme, die kleine und mittlere Unternehmen bei der Digitalisierung des Personalmanagements haben und wie vyble® hier helfen kann.

Dr. Alexander Tiedtke: „Bis zu 70 % des administrativen Aufwands können Unternehmen durch die Digitalisierung ihres Personalwesens einsparen.“

Dr. Alexander Tiedtke ist seit 2019 Geschäftsführer der vyble GmbH. Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler war unter anderem Managementberater, in führender Position im Volkswagen-Konzern sowie als Unternehmer in einem mittelständischen Familienunternehmen tätig.

Herr Dr. Tiedtke, vor welchen Herausforderungen stehen heute kleine und mittlere Unternehmen, die noch nicht mit der Digitalisierung ihres Personalmanagements begonnen haben?

Gerade in KMUs ist das Personalwesen oft noch stark durch aufwendige manuelle Routinen geprägt. Ein Paradebeispiel dafür ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll). Dabei müssen zahlreiche Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden – häufig in Excel-Tabellen. Ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess, der für viele Personalmanager zur lästigen Pflicht gehört. Zeitintensive administrative Tätigkeiten wie diese blockieren damit wertvolle personelle Ressourcen. In Anbetracht der aktuellen Kostensteigerungen in allen Bereichen und des auch im Personalwesen herrschenden Fachkräftemangels ist hier ein Umdenken vonnöten. 

Was bedeutet heute eigentlich “cloudbasiertes HR- und Payroll-Management” (SaaS)? 

Im Grunde geht es darum, Mitarbeiterdaten nicht mehr lokal auf dem eigenen Server zu speichern (On-Premise), sondern in einer Cloud-Software. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die vielen Unternehmen noch gar nicht bewusst sind. In einer cloudbasierten HR-Plattform befindet sich ein zentraler digitaler Datenpool, der stets aktuell ist und einen flexiblen standortunabhängigen Zugriff ermöglicht. Durch das Outsourcing in die Cloud werden keine eigenen Server, Infrastrukturen oder Software-Administratoren mehr benötigt. Auch Updates, Backups oder Verschlüsselungen werden automatisch vorgenommen und entsprechend Datenschutz sichergestellt. 

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen und Lohnbüros, um aufwendige manuelle Routinen im Kontext der Lohnabrechnung online zeitgemäß zu lösen? 

Die Digitalisierung des Personalwesens birgt deutliche Effizienzpotenziale, da sich viele Prozesse automatisieren lassen. Zum Beispiel bei der Lohnabrechnung: Durch die Nutzung einer HR-Plattform fließen alle abrechnungsrelevanten Daten automatisiert zusammen. So ist die vorbereitende Lohnabrechnung mit wenigen Klicks erledigt. Unsere Lösung kann sogar kollaborativ mit externen Dienstleistern wie einem Steuerberater genutzt werden. Dieser erhält dabei Zugriff auf die Plattform, so dass er sich die benötigten Daten direkt herunter- und Dokumente hochladen kann. Das verschlankt nicht nur alle Prozesse, sondern reduziert auch deutlich den Kommunikationsaufwand und die Fehleranfälligkeit. 

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Wie viel Zeit kann eingespart werden und welche Vorteile hat die HR-Abteilung davon? 

Bis zu 70 % des administrativen Aufwands können Unternehmen durch die Digitalisierung ihres Personalwesens einsparen, in Abhängigkeit ihrer Prozesse. Die HR-Abteilung wird dadurch massiv entlastet und gewinnt deutlich mehr Zeit für andere Aufgaben wie beispielsweise das Recruiting. Fehler bei der manuellen Datenerfassung und Datenbrüche bei der Übertragung lassen sich so nahezu ausschließen. Zudem wird weniger Payroll-Fachwissen benötigt, was auch die Notwendigkeit, stets mit allen Gesetzesänderungen Schritt zu halten, reduziert. So zeigen Arbeitgeber gleichzeitig mehr Wertschätzung für ihre (HR-)Mitarbeiter und können den Bedürfnissen der neuen Generation besser Rechnung tragen. 

Welche Bereiche des digitalen Personalmanagements deckt Ihre Lösung ab?

vyble® ist eine All-in-One-Plattform, mit der Unternehmen alle Schritte ihres Personalmanagements bis hin zur Lohnabrechnung schneller und effizienter abbilden können. Das umfasst zum Beispiel digitale Personalakten inklusive Dokumentenmanagement, Provisions-, Reisekosten- und Spesenabrechnung, Abwesenheitsmanagement, Arbeitszeiterfassung und Schichtplanerstellung. Die Plattform wird zudem durch Apps für den mobilen Zugriff ergänzt. Eine Besonderheit von vyble® ist die Vergütungsoptimierung: Auf Knopfdruck ermittelt die Plattform anhand eines intelligenten Algorithmus, durch welche Steuer- und SV-Potenziale Mitarbeiter auf absolut legale Weise mehr Netto vom Brutto erhalten können. 

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Inwieweit können Mitarbeitende in das digitale HR-Management mit einbezogen werden? 

In vyble® wirken Mitarbeiter wesentlich an der Pflege der Daten in der Plattform mit. Dieses Prinzip nennt man Employee Self Services oder kurz ESS. Dabei erhalten Mitarbeiter Zugriff auf ihre eigenen Personalakten und tragen ihre Stammdaten wie beispielsweise Adresse oder Sozialversicherungsnummer selbstständig ein. Auch Änderungen nehmen sie dort direkt vor, so dass keine Daten verlorengehen und die HR-Abteilung zusätzlich entlastet wird. Mitarbeiter können zudem Dokumente hochladen, Abwesenheiten wie Urlaub oder die Erstattung von Reisekosten beantragen und natürlich jederzeit den Status der Bearbeitung einsehen. Das verschlankt die internen Prozesse und schafft Transparenz auf allen Seiten.  

Was muss beim Datenschutz beim Führen digitaler Personalakten beachtet werden? 

Beim Thema DSGVO hat heutzutage kaum noch jemand den Überblick. Der große Vorteil einer entsprechenden cloudbasierten Lösung ist die automatische rechtliche Sicherheit sensibler Personal- und Gehaltsdaten. Dies betrifft sowohl die Speicherung als auch die Übertragung. Eine wesentliche Rolle spielt dabei natürlich der Standort der Cloud. vyble® nutzt zum Beispiel ausschließlich Server innerhalb Deutschlands, die die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben garantieren. Ein granulares Rechte- und Rollensystem sorgt zudem dafür, dass jeder Mitarbeiter nur für seine Position freigegebene Daten einsehen kann. 

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Wie schnell kann ich mit Ihrer HR- und Payroll-Lösung starten? 

Grundsätzlich ist dies von einem Tag auf den anderen möglich, je nachdem wie viel Vorlauf auf Kundenseite nötig ist. Seit Neuestem bieten wir die Einsteigerversion unserer HR-Plattform sogar direkt online zum Kauf an, um flexibel zum 1. oder 15. eines Monats zu starten. Kunden können entscheiden, ob sie die Datenmigration selbst vornehmen oder durch uns vornehmen lassen möchten, und werden durch ein spezialisiertes Onboarding-Team bei der Einrichtung der Plattform unterstützt. 

Was würden Sie Unternehmen empfehlen, die sich mit dem Thema Digitalisierung des Personalwesens noch nicht auseinandergesetzt haben? 

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Der ideale Einstieg ist die Digitalisierung der Personalakten. Die sogenannten E-Files ersetzen Aktenschränke und ermöglichen die papierlose, rechtssichere Verwaltung aller Personaldaten und -dokumente. Damit sind sie die Basis für die Digitalisierung des gesamten Personalmanagements. Ein großer Vorteil digitaler Personalakten sind zudem umfangreiche Analysemöglichkeiten in einem Dashboard, die Auswertungen vereinfachen, beispielsweise die Arbeitgebergesamtkosten. Die Geschäftsführung kann jederzeit standortunabhängig darauf zugreifen, ohne auf Rückmeldung aus der Personalabteilung warten zu müssen. Und Mitarbeiter profitieren vom mobilen Zugriff zum Beispiel auf ihre letzte Lohnabrechnung. 
 
Können auch Steuerberater und Lohnbüros, die mit DATEV abrechnen, Ihre Software nutzen? 

Ja, gerade für Anbieter externer Lohndienstleistungen ist vyble® ideal. Die Plattform ist umfassend DATEV-kompatibel und vereinfacht die Verwaltung mehrerer Mandanten mit einem einzigen Login. Speziell für Professional Services ist vyble® als abgetrennte Systemumgebung für den eigenen Mandantenkreis verfügbar und White Label-fähig, also mit dem eigenen Logo gebrandet. Auf diese Weise punkten Steuerberater und Lohnbüros bei ihren Mandanten mit einer “eigenen” innovativen Möglichkeit zur Abrechnung. 

Können Sie bitte am Beispiel der digitalen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung kurz erklären, wie genau das Zusammenspiel zwischen Unternehmen mit einem externen Dienstleister geregelt ist? 

Die Personalabteilung erhält auf Knopfdruck einen Forecast inklusive Probeabrechnungen. Nach Prüfung und Freigabe exportiert der Steuerberater die Daten direkt aus der Plattform und leitet sie an die erforderlichen Stellen weiter. Die fertigen Lohnauswertungen und weitere Dokumente lädt er auf Knopfdruck wieder hoch. Die Plattform legt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisiert in den jeweiligen Mitarbeiterakten ab. Das System unterstützt dabei durch Benachrichtigungen beispielsweise über Freigaben.

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