Wie Zoom & Co. die Meeting-Kultur umkrempeln und wie Meetings keine Zeitverschwendung werden.

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Video-Konferenzen sind praktisch und der neue Standard, aber nicht unbedingt zielführender. Die Autorin Ulrike Gehring geht in ihrem neuen Buch „Die Risiken der Zoom-Revolution“ den Gründen dafür nach und bietet praktische Lösungen.

80 zu 20: Das ist das aktuelle Verhältnis zwischen Video- und Realmeetings in deutschen Unternehmen. So schnell sich die Konferenzkultur mit der Pandemie auch geändert hat, so zögerlich reagieren Firmen auf die damit verbundenen Veränderungen. Das sagt Fernsehfrau und Medientrainerin Ulrike Gehring, die in einer repräsentativen Stichprobe unter CEOs jetzt auch die aktive Beteiligung der Meetingteilnehmenden mit erfragt hat. 84 % der CEOs geben an, es beteiligen sich nur einige Wortführer; jeder vierte von ihnen sagt sogar: Es sind immer dieselben.

Das bestätigt eine der Folgen, die Ulrike Gehring in ihrem Buch „Die Risiken der Zoom-Revolution“ beschreibt. Die neuen Meetings fördern ein unterbewusstes Verhalten, das enger an Fernsehzuschauenden als an aktiver Mitarbeit im Team liegt. Die Teilnehmenden werden immer mehr selbst zum passiven Zuschauenden, anstatt des proaktiven Angestellten. Dieser Veränderung unterliegen auch die Entscheidungsprozesse in Unternehmen, mahnt das Buch. Die Unternehmen müssen sich dieses Umbruches bewusstwerden. Dazu gehört auch, dass die Meetingteilnehmenden aktiv mit rhetorischem Rüstzeug für diese Umgebung ausgestattet werden müssen.

Bildschirm statt Meetingraum: Was macht das mit uns?

In ihrem Buch seziert Ulrike Gehring eine Institution der Entscheidungsfindung in Unternehmen und den Ort, an dem Karrieren Schwung aufnehmen: das Meeting. Lange haben viele Unternehmen gezögert, diese Institution zu digitalisieren – aus guten Gründen. „Der Umzug ins Digitale ist nicht geschehen, weil das der bessere Rahmen für das wäre, was in Meetings passiert und das Format ausmacht. Sondern einfach, weil es praktischer ist,“ bringt Ulrike Gehring die Entwicklung auf den Punkt. Mit dem Umzug ins Digitale müssen keine Slots in den meist knappen Meetingräumen ergattert werden, die Teilnehmenden müssen nicht vor Ort sein. Und auch so banale Dinge, wie die oft zickende Präsentationstechnik, sind damit kein Thema mehr: Einfach alle in ein Zoom- oder Teams-Meeting einladen, fertig.

Doch mit der Digitalisierung werden Meetings nicht zwangsläufig effektiver, stellt die Autorin fest. Denn die Meetings werden tendenziell größer, weil das Einladen einfacher ist. Und mit steigender Größe sinkt bei Präsenzmeetings die Effektivität, bei digitalen noch mehr. Hier kommt noch dazu: Man sieht Menschen nicht mehr ins Gesicht, sondern Kacheln – kleine Kacheln, von denen oft nicht alle ins Bild passen. Und die nur sichtbar sind, wenn die teilnehmende Person auch die Kamera angeschaltet hat. Laut Gehring schafft das Medium Distanz statt Unmittelbarkeit. Und diese Distanz bewirkt etwas: Aus Teilnehmern werden Konsumenten.

Der Dialog entsteht im Präsenzmeeting meist von selbst, denn ein Meeting ist eine soziale Interaktion mit allen Sinnen und vielen, meist unbewussten Wahrnehmungen, die auf Entscheidungen einwirken. Mit dem Sprung ins Digitale verschiebt sich das Meeting für die meisten Teilnehmenden stark in Richtung Medienkonsum. Teilnehmende werden damit zu oft passiven Konsumenten, die der leitenden Person wenig bis keine Rückmeldung geben. Damit steigt nicht nur das Risiko von Fehlentscheidungen, weil Führungskräfte wenig bis keine Rückmeldung mehr bekommen. Vor allem aber werden Meetings dadurch ineffizient und eine gigantische Zeitverschwendung. Laut Timeinvest verbrennt ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern 5,7 Millionen € nur durch die unproduktiven Anteile von Meetings.

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Vom Konsum zurück in den Dialog finden

Mit dem Umzug aus dem Konferenzraum in den digitalen ändern sich die Rahmenbedingungen und Mechanismen grundlegend. Als Filmjournalistin und Kommunikationsexpertin befasst sich Ulrike Gehring mit den oft unbewussten Mechanismen der Wahrnehmung und dem Rezipientenverhalten von Zuschauern vor dem Bildschirm: „Der Wechsel von Präsenz auf Remote verändert Meetings weit mehr, als es auf den ersten Blick scheint. Wir beobachten einen deutlichen Verlust an Bindung, an Teamgefühl oder wie wir Führung erleben.

Viele Probleme und Konflikte in Unternehmen, die sich auf die Interaktion und menschliche Faktoren beziehen, lassen sich mit der Zoom-Revolution in Verbindung bringen: das Job-Hopping, Mitarbeiter-Kritik an Führungsschwäche, ein hoher Krankenstand, psychische Belastungen und natürlich auch die mittlerweile verbreitete Zoom-Fatigue.“ Ulrike Gehring plädiert deshalb dafür, diese Phänomene nicht als gegeben hinzunehmen, sondern die Kommunikation im Meeting neu zu denken: Die Reduktion auf visuelle und auditive Reize durch Remote-Meetings ist ein immenser Bruch vom gewohnten Erleben mit allen Sinnen im Präsenzmeeting.

Im Gegensatz zum Fernsehen, das primäre in eine Richtung sendet, muss der Meeting-Kanal in alle Richtungen gleichermaßen senden und empfangen. Dafür muss das „Publikum“ aber mitmachen und sich einbringen. Das zu erreichen, ist die Aufgabe der leitenden Person, die weniger zum Vortragenden wird, sondern vielmehr zum aktiven Moderator.

Nicht nur Schritt halten, sondern vorangehen.

Video-Konferenzen folgen eigenen Regeln, die sich gerade erst etablieren. Wer hier souverän und zielführend auftreten kann, verschafft sich einen Vorteil für das eigene Vorankommen, weiß Autorin Ulrike Gehring. Als Fernsehfrau blickt auf eine lange Erfahrung vor der Kamera zurück und weiß, auf was es bei der Wirkung im Bewegtbild ankommt. Dieses Wissen teilt sie in Coachings und Workshops zum Thema „Leadership in Meetings“ in ihrem Frankfurter Studio mit Führungskräften und Teams. Ihr Ansatz ist ungewohnt, aber effektiv: Die Teilnehmenden werden in Gesprächsrunden mit insgesamt vier Kameras gefilmt. In der Analyse erleben sich die Teilnehmenden dann von außen. „Es geht darum zu erkennen, wie man in Gespräch auf andere wirkt, welche geheimen Kräfte am Konferenztisch wirken. Wer mit am Tisch sitzt, lernt, sein Repertoire rhetorisch und vom Auftreten her erweitern und erkennt schnell, was alles in Videokonferenzen wegfällt, bzw. kompensiert werden muss.“ 

Das ermöglicht, Remote besser nutzen: Ein Meeting kann so zu einem PingPong-Spiel werden, in dem jeder seine Ideen, Vorschläge und Argumente einbringt – und Spaß macht. Ganz nebenbei bringt das das eigene Projekt, das Team und letztendlich die eigene Karriere voran.

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Die Risiken der Zoom-Revolution (ISBN: 978-3-7693-1724-4) von Ulrike Gehring ist im  BOD-Verlag erschienen und im Buchhandel als E-Book oder gedruckte Ausgabe erhältlich.

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